외부 실행사가 원고를 제출했지만 의료진의 확인이 끝나지 않았다면 그 글은 작성됐어도 공개할 준비가 됐다고 볼 수 없다. 강남 병원 마케팅 업무의 월말 보고에서 이 두 상태를 같은 발행 건수로 묶으면 다음 담당자는 어떤 글을 기다려야 하는지 알기 어렵다. 이 글은 검토를 빨리 끝내게 하는 방법보다 작성, 검토 요청, 수정, 공개의 경계를 기록하는 방식을 다룬다.
처음에는 제출본을 식별할 이름과 버전을 정한다. 검토 요청 뒤 작성자가 파일을 덮어쓰면 의료진이 어느 문장을 확인했는지 모호해진다. 요청한 판을 보존하고 수정이 필요하면 새로운 판으로 구분한다. 파일을 보냈다는 기록과 실제로 검토를 받았다는 기록을 따로 남기면 제출 횟수가 승인 횟수로 계산되는 일을 막을 수 있다.
검토 대기 목록에는 누구에게 무엇을 확인해 달라고 요청했는지 적는다. 진료 내용의 사실 확인인지, 표현의 승인인지, 병원의 실제 제공 여부인지 질문의 종류를 나눈다. 답이 없는 항목을 작성자가 상식으로 채워 승인된 사실처럼 만들지 않는다. 일부 문단만 확인됐다면 나머지 문단까지 통과한 것으로 표시하지 않고 실제 답을 받은 범위를 연결한다.
마감이 가까워져도 답변이 없다는 사실을 동의로 해석하지 않는다. 대행 계약이나 병원 내부 절차에서 정한 검토 방식이 있다면 책임자가 그 기준에 따라 다음 조치를 정한다. 편집자가 임의로 승인 규칙을 만들거나 조용히 공개한 뒤 나중에 확인받는 방식으로 처리하지 않는다. 게시 예정일과 검토 완료 예상일이 다르면 그 차이를 일정표에 드러낸다.
수정 요청을 받았을 때는 반영한 위치와 아직 답하지 못한 질문을 구분한다. 문장을 지웠다는 이유로 관련 제목이나 요약의 같은 주장까지 사라졌다고 보지 않는다. 수정본을 다시 확인해야 하는 범위를 담당자에게 알리고 이전 승인에 새 주장을 추가하지 않는다. 어떤 판이 현재 검토 대상인지 한곳에서 찾을 수 있어야 같은 글을 여러 사람이 다른 기준으로 읽지 않는다.
월간 보고에는 제출 완료, 의료 내용 확인 대기, 수정 중, 공개 준비 완료, 실제 공개를 서로 다른 수로 표시할 수 있다. 계약상 납품 산정은 합의된 기준으로 따로 판단하고 편집 상태가 계약상 지급 판단과 같다고 단정하지 않는다. 발행되지 않은 글의 조회수나 공개 날짜를 만들어 넣지 않는다. 보고를 받는 사람이 미공개 원고를 검색 가능한 자료로 착각하지 않는 것이 중요하다.
다음 달로 넘어가는 원고에는 남은 질문과 책임자, 마지막 제출판을 이어 준다. 단순히 이월 건수만 적으면 새 담당자는 무엇이 막혔는지 다시 찾아야 한다. 의료진 검토가 완료된 뒤에도 실제 게시 작업이 남아 있다면 그 상태를 분리한다. 좋은 납품 기록은 많은 글을 완료로 표시하는 표가 아니라 각 글이 어느 확인을 거쳤고 무엇을 기다리는지 보여 주는 기록이다.